Un organisme à but non lucratif qui recueille des dons en ligne reste tenu aux mêmes exigences de protection des renseignements personnels qu’une entreprise privée, même sans but lucratif. La loi 25 ne prévoit aucune exemption générale pour ces organisations, contrairement à d’autres lois québécoises.Certaines obligations entrent en vigueur par étapes, mais la majorité des nouvelles règles s’appliquent déjà, notamment sur la gestion des incidents de confidentialité et la nomination d’un responsable à la protection des renseignements personnels. L’absence de conformité expose à des sanctions administratives et financières.
La loi 25 en bref : ce que doivent savoir les OBNL
Impossible d’y échapper : la loi 25, qui vient moderniser la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, s’impose à toutes les organisations qui manipulent des renseignements personnels au Québec. Les OBNL sont dans la même barque que les entreprises. Depuis 2022, cette loi rythme le quotidien des gestionnaires. Son but ? Accroître la protection des données et garantir une transparence réelle sur leur utilisation.
La Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) veille au grain. Elle surveille l’application des obligations de conformité, contrôle la gestion des incidents de confidentialité et agit en cas de manquement. Les sanctions, qu’elles soient administratives ou financières, tombent sans distinction : OBNL ou entreprise, la règle est la même.
La portée du texte ne laisse pas de marge : dès qu’un organisme collecte, détient, utilise ou transmet des renseignements sur des individus, il est concerné. Une plateforme de dons en ligne, un simple formulaire d’abonnement à une infolettre : tout compte. Ce cadre repose sur plusieurs principes concrets : informer clairement sur la collecte et l’usage des données, obtenir un consentement explicite, garantir le droit d’accès, de rectification, d’effacement (le fameux droit à l’oubli) et de portabilité.
Voici les principales obligations qui structurent l’application de la loi 25 pour les organismes :
- Nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels : chaque structure doit désigner une personne référente, dont les coordonnées doivent être accessibles publiquement.
- Notification des incidents : tout incident portant atteinte à la confidentialité doit être signalé à la CAI ainsi qu’aux personnes concernées.
- Gestion des consentements : l’utilisateur doit pouvoir accepter ou refuser les cookies et autres traceurs aussi facilement dans un sens que dans l’autre.
La conformité n’est plus une question de posture : c’est une exigence inscrite dans un calendrier qui a couru jusqu’en 2024. Les OBNL, à l’égal des entreprises, doivent intégrer ces dispositions législatives à leurs pratiques et à leurs outils, sans délai.
Quelles obligations concrètes pour les organismes à but non lucratif ?
Pour les OBNL, la loi 25 impose une série d’exigences aussi strictes que pour le secteur privé. Première étape incontournable : désigner un responsable de la protection des renseignements personnels et rendre ses coordonnées visibles, par exemple sur le site web. Cette personne pilote la conformité et devient l’interlocuteur direct de la commission d’accès à l’information lors d’un contrôle ou d’un incident.
La gestion des données personnelles doit être méthodique. Ne récoltez que les informations strictement nécessaires, informez clairement les personnes concernées et obtenez leur consentement explicite. Ce consentement doit toujours rester libre, éclairé, précis et réversible à tout moment. Il est désormais indispensable de proposer à l’internaute de refuser les cookies aussi facilement qu’il peut les accepter.
Les personnes qui vous confient leurs données bénéficient de nouveaux droits : droit d’accès, de rectification, d’effacement (droit à l’oubli) et de portabilité. Il vous revient de mettre en place des procédures pour répondre à ces demandes rapidement. Si un incident de confidentialité survient, consignez-le dans un registre et informez la CAI ainsi que les personnes concernées selon la gravité de la situation.
Les politiques de confidentialité et les mesures de sécurité doivent évoluer : gestion des accès, anonymisation, destruction des données à la fin de leur traitement. Avant tout transfert hors Québec, évaluez les risques associés. Sensibilisez régulièrement votre équipe et effectuez des audits de conformité pour vérifier que tout est en ordre.
Mettre en place de bonnes pratiques pour une conformité durable
Respecter la loi 25 ne se résume pas à une série de cases à cocher une fois pour toutes. Il s’agit d’un engagement qui se vit au quotidien. Prévoyez une formation régulière du personnel : chaque collaborateur doit comprendre l’impact de ses actions, qu’il s’agisse de manipuler des données ou d’identifier rapidement un incident de confidentialité. Les modules de formation en ligne, les ateliers pratiques et des rappels périodiques permettent d’ancrer cette culture de la protection des renseignements personnels.
La mise à jour continue des politiques de confidentialité et des mesures de sécurité devient indispensable. Les documents doivent refléter les changements réglementaires, mais aussi les évolutions internes : nouveaux outils, réorganisation, nouveaux processus. Tenez un registre à jour de chaque modification et assurez-vous que les versions actualisées soient bien diffusées à l’ensemble des parties prenantes.
Les outils technologiques dédiés accélèrent la mise en conformité. Des plateformes comme Microsoft 365 ou SharePoint, bien configurées, facilitent la gestion des accès et le suivi des actions. Quant aux gestionnaires de consentement, ils simplifient le recueil, la modification et le retrait des permissions et conservent des preuves en cas de contrôle.
Ne laissez pas la gestion des incidents au hasard : élaborez un plan de réponse aux incidents, testez-le régulièrement et ajustez-le après chaque exercice ou situation réelle. Un audit de conformité, mené en interne ou avec l’aide d’un tiers, permet de détecter les failles, d’anticiper les risques et d’éviter les mauvaises surprises.
Ressources et accompagnement : où trouver de l’aide pour rester à jour
Respecter la loi 25 n’est pas une aventure solitaire. Peu d’organismes disposent en interne de toutes les ressources nécessaires pour suivre les évolutions législatives, protéger leurs systèmes et documenter rigoureusement leurs pratiques. Dans ce contexte, s’appuyer sur l’accompagnement de professionnels spécialisés se révèle souvent judicieux.
Avocats spécialisés, développeurs web pointus en sécurité, consultants chevronnés : leur expérience éclaire les points de friction, là où les textes et la technique s’entremêlent. Plusieurs cabinets, dont Genatec, MS Solutions ou PF&co, proposent un accompagnement sur mesure : audit de conformité, mise à jour des processus, déploiement de solutions adaptées, formation des équipes. MS Solutions travaille même en partenariat avec Delegatus pour offrir un service global, couvrant autant la protection des renseignements personnels que la gestion juridique.
Voici les principaux services proposés par ces experts :
- Audit et cartographie des flux de données
- Conseil pour la désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels
- Déploiement de gestionnaires de consentement et de portails utilisateurs sécurisés
- Gestion des incidents de confidentialité
La Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) propose également des guides pratiques, des modèles de politiques et un service de réponse aux questions précises sur la protection des renseignements personnels. Ces ressources évoluent : mettez régulièrement à jour vos dispositifs en vous appuyant sur ces outils, et n’hésitez pas à consulter un avocat ou un expert en cybersécurité pour concilier exigences réglementaires et contraintes opérationnelles.
La conformité à la loi 25 ne s’écrit pas en une seule fois : c’est un chantier vivant, exigeant, mais qui donne à chaque organisme l’occasion de réaffirmer la confiance de ses donateurs et membres. Et si l’enjeu, au fond, était moins de se protéger d’une sanction que de bâtir une relation durable et transparente avec ceux qui partagent votre mission ?
